Cum să alegi și să folosești un POS: ghid simplu pentru comercianți după legea 406/2023

Recenta adoptare a Legii 406/2023 în România necesită ca toți comercianții, inclusiv PFA și întreprinderile familiale, să accepte plăți cu cardul și să ofere posibilitatea de retrageri de numerar la POS până la 500 de lei. Această lege subliniază necesitatea implementării și utilizării eficiente a sistemelor POS. Pentru cei care sunt noi în această zonă, oferim un ghid detaliat pentru a naviga prin complexitatea selecției și utilizării sistemelor POS.

Ce este un aparat POS?

Un aparat POS (Point of Sale) este un dispozitiv utilizat în comerț pentru a procesa tranzacții. Acesta funcționează ca un terminal unde comercianții pot înregistra produsele vândute și pot accepta plăți de la clienți. Aparatele POS pot fi simple, ca o casă de marcat, sau complexe, incluzând software și hardware pentru gestionarea inventarului, raportare financiară, integrare cu alte sisteme, precum și capacitatea de a accepta diferite forme de plată, cum ar fi carduri de credit, plăți mobile sau numerar.

Câte tipuri de aparate POS există și cum aflu care este potrivit pentru mine?

Tipurile de aparate POS variază în funcție de necesitățile afacerii și de complexitatea operațiunilor comerciale. Iată câteva categorii principale:

POS Tradițional

• Include hardware (casă de marcat, scanner de coduri de bare, imprimantă de chitanțe) și software instalat local.
• Ideal pentru afaceri care necesită un control riguros al inventarului și multe opțiuni de personalizare.

POS Mobil

• Bază pe dispozitive mobile (tablete, smartphone-uri) cu periferice adăugate (cititoare de carduri, imprimante portabile).
• Ideal pentru afaceri mobile sau evenimente temporare (târguri, festivaluri).

POS Bazat pe Cloud

• Stochează datele în cloud, oferind accesibilitate și actualizări în timp real.
• Recomandat pentru afaceri ce doresc flexibilitate și acces de la distanță.

POS Hibrid

• Combinație între sistemele locale și cele bazate pe cloud.
• Benefic pentru afaceri care doresc fiabilitatea unui sistem local și flexibilitatea accesului la cloud.

Pentru a alege sistemul POS potrivit, poți lua în considerare următoarele aspecte:

• Natura Afacerii: Retail, hospitalitate, servicii etc., fiecare au nevoi specifice.
• Volumul de Vânzări și Traficul de Clienți: Mai multe tranzacții și un volum mare de clienți pot necesita un sistem mai robust.
• Funcționalități Necesare: Gestionarea inventarului, rapoartele de vânzări, compatibilitatea cu alte software-uri, gestionarea relațiilor cu clienții etc.
• Buget: Costurile variază considerabil între sistemele de bază și cele avansate.
• Usabilitate: Cât de ușor este de utilizat sistemul de către personal.
• Scalabilitate: Dacă planifici să îți extinzi afacerea, ai nevoie de un sistem care poate scala ușor.

După ce am cumpărat un aparat POS, care este următorul pas?

După achiziționarea unui aparat POS, există câțiva pași esențiali pe care ar trebui să-i urmezi pentru a te asigura că sistemul este configurat corect și gata de utilizare. Iată pașii principali:

1. Instalarea Hardware-ului: Asamblează și conectează toate componentele hardware ale sistemului POS, cum ar fi terminalul POS, imprimantele de chitanțe, cititoarele de carduri, sertarele de bani și orice alte dispozitive periferice.
2. Instalarea Software-ului: Instalează software-ul POS, dacă acesta necesită o instalare locală. Dacă este un sistem bazat pe cloud, asigură-te că ai accesul necesar online. Urmează instrucțiunile furnizate de producător pentru configurarea și activarea software-ului.
3. Configurarea Sistemului: Configurează setările de bază ale sistemului, inclusiv datele afacerii tale, taxele aplicabile, opțiunile de plată și orice alte detalii specifice. De asemenea, introduce datele inventarului, prețurile produselor și orice alte informații relevante.
4. Trainingul Angajaților: Oferă instruire angajaților care vor folosi sistemul POS. Asigură-te că înțeleg cum să proceseze tranzacțiile, să emită chitanțe, să gestioneze returnările și să efectueze orice alte operațiuni necesare.
5. Testarea Sistemului: Efectuează tranzacții de test pentru a verifica dacă sistemul funcționează corect. Verifică dacă toate componentele hardware și software comunică eficient între ele și dacă raportările sunt generate corect.
6. Securitatea: Configurează setările de securitate, cum ar fi parolele pentru angajați, criptarea datelor și orice alte măsuri de securitate recomandate de furnizorul sistemului POS. Aceasta este vitală pentru protejarea datelor sensibile ale afacerii și ale clienților.
7. Backup și Recuperare: Stabilește proceduri de backup pentru datele sistemului POS. Acest lucru este esențial pentru recuperarea datelor în caz de defecțiune hardware sau alte probleme.
8. Asigurarea Suportului Tehnic: Asigură-te că ai acces la suport tehnic din partea furnizorului sistemului POS. Acest lucru este important pentru rezolvarea rapidă a oricăror probleme care pot apărea.

Este nevoie de autorizații pentru a-l pune în funcțiune și a-l folosi?

În general, nu sunt necesare autorizații speciale pentru a pune în funcțiune și a folosi un aparat POS în afacerea ta, deoarece acesta este considerat un instrument intern de gestionare a tranzacțiilor și a plăților. Cu toate acestea, există câteva aspecte de reglementare și conformitate pe care trebuie să le iei în considerare:

• Conformitate fiscală: În multe țări, aparatele POS trebuie să fie conforme cu reglementările fiscale locale. Acest lucru include adesea utilizarea unor software-uri certificate care pot stoca și transmite date fiscale la autoritățile competente. Verifică cu autoritățile fiscale locale sau cu un consultant fiscal pentru a te asigura că sistemul tău POS îndeplinește cerințele necesare.
• Securitatea datelor: Dacă procesezi plăți cu cardul, trebuie să respecți standardele de securitate pentru industria cardurilor de plată (PCI DSS). Aceste standarde sunt menite să protejeze datele cardurilor de credit ale clienților și să prevină fraudele. Ești responsabil să te asiguri că sistemul POS este configurat și operat în conformitate cu aceste standarde.
• Protecția datelor personale: În funcție de regiunea în care operezi, poate fi necesar să respecți reglementările privind protecția datelor, cum ar fi GDPR în Uniunea Europeană, care reglementează modul în care trebuie să gestionezi informațiile personale ale clienților. Aceasta include obținerea consimțământului corespunzător pentru colectarea și stocarea datelor clienților și asigurarea că aceste date sunt protejate corespunzător.
• Licențe software: Asigură-te că ai licențele necesare pentru software-ul POS pe care îl folosești. Unele sisteme POS necesită achiziționarea de licențe pentru software, iar nerespectarea acestei cerințe poate duce la încălcări ale drepturilor de autor.
• Norme locale de afaceri: Verifică dacă există orice alte norme specifice locale sau de industrie care ar putea influența modul în care trebuie să utilizezi un sistem POS în afacerea ta.

Cum procedez cu banca și cuplez POS-ul cu contul curent pentru procesarea plăților?

Pentru a cupla un aparat POS cu contul tău bancar pentru procesarea plăților, este important să urmezi câțiva pași esențiali care implică coordonarea cu banca ta și cu furnizorul sistemului POS. Iată pașii generali pe care ar trebui să îi consideri:

1. Alege un procesator de plăți: Dacă nu ai deja un procesator de plăți, va trebui să alegi unul care să fie compatibil cu aparatul tău POS. Multe bănci oferă servicii de procesare a plăților, dar poți alege și un furnizor independent. Compară tarifele, comisioanele și alte condiții oferite.
2. Deschide un cont de comerțant: Va trebui să deschizi un cont de comerțant (merchant account) cu banca sau cu procesatorul de plăți ales. Acest cont este specific destinat gestionării tranzacțiilor cu cardul. Procesul de deschidere a contului poate include verificarea informațiilor despre afacerea ta și evaluarea riscului de fraudă.
3. Integrează POS-ul cu contul de comerțant: Odată ce ai un cont de comerciant, următorul pas este să integrezi aparatul POS cu acest cont pentru a procesa plățile. Acest lucru de obicei implică configurarea tehnică a aparatului POS, care poate fi realizată cu asistența tehnică a furnizorului tău POS. Ei îți vor furniza instrucțiunile și software-ul necesar pentru a face această conexiune.
4. Testează sistemul: După integrarea POS-ului cu contul de comerciant, este crucial să testezi sistemul pentru a te asigura că plățile sunt procesate corect. Efectuează câteva tranzacții de probă pentru a verifica dacă fondurile sunt transferate corespunzător în contul tău bancar.
5. Training pentru angajați: Asigură-te că angajații tăi sunt instruiți cum să folosească noul sistem. Acest lucru ar trebui să includă proceduri pentru procesarea plăților, gestionarea erorilor și securitatea datelor.
6. Monitorizare și conformitate: Continuă să monitorizezi tranzacțiile și să te asiguri că sistemul tău POS este în conformitate cu toate reglementările relevante, inclusiv cele legate de securitatea datelor.
7. Suport și asistență: Menține o relație bună cu furnizorul tău de servicii POS și cu banca, astfel încât să poți beneficia de suport tehnic și asistență ori de câte ori este necesar.

Există taxe pe care le voi plăti spre furnizorul de servicii de procesare a plăților?

Da, există mai multe tipuri de taxe pe care le vei plăti furnizorului de servicii de procesare a plăților atunci când folosești un aparat POS. Aceste taxe pot varia considerabil în funcție de furnizor, volumul tranzacțiilor și tipurile de carduri acceptate. Iată câteva dintre cele mai comune taxe:

• Taxa de instalare: Unele companii pot percepe o taxă inițială pentru configurarea sistemului POS și a contului de comerciant.
• Taxe per tranzacție: Aceasta este cea mai comună formă de taxare și implică perceperea unei taxe de fiecare dată când procesezi o tranzacție. Acesta poate fi un procent din valoarea tranzacției, o sumă fixă, sau o combinație a ambelor.
• Taxe lunare sau anuale: Unii furnizori pot cere o taxă de abonament pentru utilizarea platformei lor sau pentru suportul tehnic.
• Taxe pentru retrageri: Poate exista o taxă pentru fiecare retragere de fonduri din contul de comerciant către contul tău bancar regulat.
• Taxe de anulare sau reziliere: Dacă decizi să închei contractul cu procesatorul de plăți înainte de termen, s-ar putea să fii obligat să plătești o taxă de reziliere.
• Taxe pentru chargeback-uri: Dacă un client contestă o tranzacție și aceasta se termină cu un chargeback, procesatorul tău poate percepe o taxă pentru gestionarea acestei situații.
• Taxe pentru neconformitate: Dacă nu îndeplinești anumite reglementări de securitate, cum ar fi standardele PCI DSS, s-ar putea să fii supus taxelor de neconformitate.

Este important să ceri procesatorului de plăți o listă completă a taxelor pe care le percep și să înțelegi fiecare dintre acestea înainte de a semna un contract. Compară ofertele de la mai mulți furnizori pentru a găsi cea mai bună opțiune pentru afacerea ta, ținând cont de volumul tranzacțiilor, tipurile de carduri pe care intenționezi să le accepți și alte servicii oferite.

Exemple concrete de aparate POS pentru achiziție

Pe baza informațiilor privind aparatele POS disponibile, aici este o recomandare categorizată în funcție de tipurile de POS și de utilizarea specifică a acestora:

POS-uri Mobile

Potrivite pentru afaceri mobile sau evenimente unde mobilitatea este esențială.

• Terminal mobil POS iMin Swift 1: Ideal pentru utilizarea mobilă cu funcții precum camera, Bluetooth, WiFi și 4G.
• POS portabil cu imprimantă termică PROCART: Include conectivitate Bluetooth și Wi-Fi, slot SIM și cameră, potrivit pentru afaceri în mișcare.
• Terminal mobil V2s, Sunmi: Combină funcționalități avansate cum ar fi NFC și imprimantă de etichete, ideal pentru retailul mobil.

Sisteme POS All-In-One

Recomandate pentru utilizare staționară în magazine, restaurante sau alte medii comerciale.

• Sistem POS All in One Nexy ZST185B: Ecran mare de 18.5 inch, Android, potrivit pentru afaceri cu volum mare de clienți.
• Sistem POS All in One PosExpert 2, Touchscreen: Oferă performanțe robuste cu CPU J6412 și ecran tactil pentru o interfață intuitivă.
• Sistem POS All in One touchscreen Colormetrics P1000: Include ecran rezistiv, ideal pentru medii de lucru solicitante.

Sisteme POS Compacte

Pentru spații limitate sau afaceri mici care necesită eficiență spațială.

• Sistem POS, myPOS Slim: Oferă conectivitate 4G, WiFi și Bluetooth într-un design compact și eficient.
• Sistem POS, Sunmi, 5 inch: Extrem de portabil și ușor de integrat în orice spațiu mic de lucru.
• Sistem POS Touchscreen EloPOS Elo Touch: Ecran mare de 21.5 inch, robust și durabil, potrivit pentru mediul de retail.

Sisteme POS pentru HORECA

Special concepute pentru industria ospitalității, incluzând funcționalități specifice pentru restaurante, baruri sau hoteluri.

• Set POS HORECA, FlexiPOS: Include All-in-One 15": Aluminiu și Software POSnet, special conceput pentru industria HORECA.
• Sistem POS self-print: O opțiune de lux pentru restaurantele care doresc auto-servirea clienților și un design elegant.

Aceste recomandări sunt adaptate diferitelor nevoi specifice afacerilor, bazându-se pe funcționalități și adaptabilitate. Alege sistemul POS care se potrivește cel mai bine cerințelor specifice ale afacerii tale pentru a maximiza eficiența și satisfacția clienților. Mai multe modele POS vei găsi aici.